Taloyhtiön strategia on asumisen, omistamisen ja ylläpidon toimintasuunnitelma. Isännöinti laatii strategian yhteystyössä yhtiön hallituksen kanssa. Nykytilan kartoituksen kautta määritellään tavoitteet sekä toimenpiteet niiden saavuttamiseksi. Strategia käsitellään ja hyväksytään yhtiökokouksessa. Strategian laatiminen pitää sisällään myös asukas- ja osakaskyselyn ja mahdollisesti kiinteistöpalveluyritykselle suunnatun kyselyn tekemisen nykytilan kartoittamiseksi.

Normaaliin hallintoon liittyvää viestintää ovat esimerkiksi tiedotteet yhtiökokouksen ja hallituksen päätöksistä, taloyhtiön kunnosta, huoneistojen käyttöön vaikuttavista asioista, varkauksista, ilkivallasta jne.

Äkillisiä poikkeustilanteita, jotka vaativat välitöntä viestintää, ovat esimerkiksi vesivahinko ja tulipalo.

Tiedottaminen korjaushankkeesta merkitsee normaalista poikkeavaa työmäärää ja vaatii erillisen tiedotussuunnitelman. Korjaushankkeen tiedottamistehtävä voidaan myös ulkoistaa.

Isännöinti seuraa tehtyjen sopimusten toteutumista, huolehtii sopimuskauden jatkumisesta silloin, kun sopimusta ei kilpailuteta, ja esittää tarvittaessa kilpailutustarvetta hallitukselle.

Isännöitsijä kilpailuttaa ja solmii kiinteistön sopimukset ja seuraa niiden toteutumista yhtiön edun ja hallituksen tai yhtiökokouksen päätösten mukaisesti. Isännöinti selvittää hallitukselle etukäteen sopimusten kustannusvaikutuksen ja merkityksen taloyhtiölle ja tekee esityksen taloyhtiölle tarkoituksenmukaisimmasta ratkaisusta.

Sopimukset kilpailutetaan asianmukaisesti. Sopimuksista tarkistetaan säännönmukaisesti sopimusehdot, voimassaoloajat, vakuudet ym.

Isännöinti osallistuu tarvittaessa riita- ja sovintoneuvotteluihin. Riitojen hoitamisessa käytetään tarvittaessa apuna ulkopuolista asiantuntijaa.

Isännöinti varmistaa, että kiinteistö rakennuksineen ja laitteineen täyttää palo- ja pelastusmääräysten vaatimukset ja että henkilöiden, omaisuuden ja ympäristön suojaamiseen ja pelastamiseen on varauduttu.

Isännöinti huolehtii rakennusten lukitusjärjestelmien ajanmukaisuudesta sekä taloyhtiön avainten säilytykseen, käyttöön ja luovutukseen liittyvien tehtävien hoitamisesta.

Isännöinti ilmoittaa vakuutusyhtiölle vakuutetuissa kohteissa tapahtuneista muutoksista. Myös vahinkoilmoitusten tekeminen vakuutusyhtiölle ja tarvittavien tutkimusten ja selvitysten tilaaminen kuuluvat isännöintitehtäviin. Isännöitsijä huolehtii vakuutustapahtumien dokumentoinnista ja korvauskäsittelystä.

Pelastussuunnitelman hankkiminen on hallituksen vastuulla. Erikseen sovittaessa isännöinti tilaa pelastussuunnitelman palo- ja pelastusmääräysten mukaan.

Isännöinti huolehtii vahinkotapausten korvauskäsittelyn ja muutoksenhaun vaatimista perusteellisemmista selvittelyistä ja katselmuksista (esimerkiksi kosteusmittaus). Tarvittaessa isännöinti hankkii selvityksen ulkopuoliselta asiantuntijalta. Isännöinti käynnistää tarvittaessa muutoksenhakumenettelyn kielteisistä korvauspäätöksistä.

Isännöinti solmii ja päättää kiinteistön suorat työsuhteet (esim. talonmies tai siivooja) työnantajan eli taloyhtiön edustajana.

Hallitus päättää uuden työntekijän valinnasta ja isännöinti tekee työsopimuksen. Isännöinti huolehtii työntekijän perehdyttämisestä ja riittävästä ohjauksesta sekä mahdollisesti tarvittavasta koulutuksesta.

Isännöinti huolehtii työntekijälle kuuluvien tehtävien johtamisesta ja valvomisesta.

Isännöinti huolehtii, että yhtiön tiedot kaupparekisterissä ovat ajan tasalla.

Tulorekisteri korvasi 1.1.2019 alkaen viranomaisille, kuten verottajalle ja eläkevakuutuslaitoksille, tehdyt ilmoitukset taloyhtiön maksamista palkkioista ja korvauksista esimerkiksi hallitusten jäsenille.

Taloyhtiö vastaa rakennuttajana viime kädessä tiedonantovelvollisuuden täyttämisestä. Tiedonantovelvollisuus koskee urakkatietoja ja yhteisen työmaan työntekijätietoja. Tiedot raportoidaan Verohallinnolle.

Yhteisen työmaan työntekijätietojen antamisesta verottajalle vastaa kuitenkin pääsääntöisesti työmaan päätoteuttaja. Huomionarvoista kuitenkin on, että taloyhtiö on velvollinen toimittamaan myös työntekijätiedot, jollei yhteisellä työmaalla ole päätoteuttajaa. Päätoteuttaja kannattaa siis aina nimetä.

Taloyhtiö voi ja kannattaa siirtää tiedonantovelvollisuuden täyttämiseen liittyvät käytännön toimet sopimusehdoin esimerkiksi isännöitsijän, urakoitsijan tai rakennuttajakonsultin tehtäväksi.

Isännöinti arkistoi yhtiön asiakirjat ja arvopaperit luotettavalla ja huolellisella tavalla. Säilytettäviä asiakirjoja ovat mm. kokouspöytäkirjat sekä rakennusvaiheeseen, korjausrakentamiseen, vahinko- ja vakuutustapahtumiin ja huoneistokohtaisiin muutostöihin liittyvä aineisto. Isännöinti arkistoi myös kirjanpitoaineiston kirjanpitolainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Huom! Alla mainitut tehtävät lakkaavat sen jälkeen, kun osakeluettelon ylläpito on siirretty maanmittauslaitokselle ja paperiset osakekirjat on korvattu sähköisillä rekisterimerkinnöillä.

Isännöinti pitää yllä osakeluetteloa.

Osakkeen saajan yhtiölle ilmoittama saanto ja muu muutos, joka koskee osakeluettelossa olevaa seikkaa, on viivytyksettä merkittävä osakeluetteloon, kun siitä on esitetty luotettava selvitys.

Isännöinti kirjoittaa osakkeenomistajan vaatimuksesta osakekirjaan tai väliaikaistodistukseen todistuksen osakeluetteloon merkitsemisestä ja sen päivämäärästä.

Isännöinti huolehtii osakekirjojen ja väliaikaistodistusten antamiseen ja vaihtamiseen liittyvistä käytännön tehtävistä siltä osin kuin nämä tehtävät eivät lain nojalla kuulu nimenomaan hallitukselle.

Niin kauan kuin taloyhtiö itse hoitaa osakeluetteloa, on isännöinnin, yhtiön saatua tiedon yhtiöjärjestyksessä olevasta lunastuslausekkeeseen perustuvasta lunastuksen alaisesta saannosta, viivytyksettä ilmoitettava yhtiön osakkeenomistajille tai muille lunastukseen oikeutetuille lunastusmahdollisuudesta. Jos lunastusoikeus on yhtiöllä, isännöinti ilmoittaa asiasta viivytyksettä hallitukselle mahdollisten jatkotoimenpiteiden käynnistämiseksi.

Sen jälkeen kun osakeluettelo on siirretty maamittauslaitoksen ylläpidettäväksi, on isännöinnin, saatuaan huoneistotietojärjestelmästä ilmoituksen osakkeen siirtymisestä, viivytyksettä ilmoitettava yhtiön osakkeenomistajille tai muille lunastukseen oikeutetuille lunastusmahdollisuudesta. Jos lunastusoikeus on yhtiöllä, isännöinti ilmoittaa asiasta viivytyksettä hallitukselle mahdollisten jatkotoimenpiteiden käynnistämiseksi. Jos lunastusoikeutta ei käytetä, isännöinti ilmoittaa maanmittauslaitokselle, että lunastusoikeutta ei ole käytetty.

Isännöinti huolehtii, että taloyhtiöllä on yhtiökokouksen ja hallituksen lainanottopäätöksiin nähden riittävä määrä panttikirjoja vakuudeksi luovutettavaksi.

Isännöinti seuraa yhteistyössä hallituksen kanssa mahdollisuuksien mukaan kaavoitukseen liittyviä ja taloyhtiön asuin- ja toimintaympäristöön vaikuttavia ilmoituksia ja tiedotteita sekä tarvittaessa tiedottaa niistä ja ryhtyy toimenpiteisiin niiden johdosta.

Isännöinti vastaa siitä, että vuokraamistoimenpiteet käynnistetään siten, että taloyhtiön vuokratilat eivät ole tarpeettomasti tyhjillään ja että tiloista saadaan käypä vuokra. Yhtiön autopaikkojen, varastotilojen tms. vuokraaminen osakkaiden ja asukkaiden käyttöön kuuluu oletusvalintana kiinteän korvauksen piiriin.

Siis jos yhtiönne hallinnassa on vuokrattavia autopaikkoja, autotalleja, varastotiloja, liikehuoneisto, asuntoja tms, on tähän kohtaan syytä valita tehtävien kuuluminen kiinteän korvaukseen.

Isännöinti huolehtii hallituksen varoitusten, huomautusten ja muiden vastaavien ilmoitusten tiedoksiannosta asianomaisille.

Isännöinti laatii pyynnöstä isännöitsijäntodistuksen osakkeenomistajalle, osakkeita panttauksen nojalla hallussaan pitävälle sekä kiinteistönvälittäjälle tai vuokravälittäjälle, jolla on voimassa oleva osakkeiden välitystä koskeva myynti- tai vuokraustoimeksianto.

Taloyhtiöiden osakeluettelotietojen ylläpidon siirto maanmittauslaitokselle ja taloyhtiön liittyminen osakehuoneistorekisteriin on tehtävä 1.5.2019 ja 31.12.2023 välisenä aikana. Isännöinnin osalta tehtävä on kertaluonteinen. Taloyhtiön on huolehdittava, että isännöintisopimukseen tehdään osakehuoneistorekisterin ylläpitoon liittyvät tarvittavat muutokset.

Isännöinti hoitaa kiinnityksen sekä sähköisen panttikirjan hakemisen maamittauslaitokselta.

Isännöinti huolehtii tarvittaessa rasitesopimuksien laatimisesta maankäyttö- ja rakennuslain tai kiinteistönmuodostamislain edellyttämin tavoin.

Vuokranvälitystehtäviin kuuluvat mm. ilmoittelukulut, vuokrattavan kohteen esittely vuokralaisehdokkaille sekä vuokralaisten valinta.

Asuntojen ja liiketilojen varsinaiset vuokranvälitystehtävät oikeuttavat erillispalkkioon tai isännöitsijä voi palkata vuokravälittäjän hoitamaan välitystehtävää. Tehtävän voi hoitaa halutessaan myös yhtiön hallitus. Tähän kohtaan kannattaa valita yleensä oletuksena oleva erillislaskutus.

Isännöinti hankkii täytäntöönpanokelpoisen tuomion ja huolehtii sen täytäntöönpanosta sekä hallintaanotetun huoneiston vuokraustoimenpiteistä.

Talousarvion laatiminen on lyhyen aikavälin taloussuunnittelua. Talousarvion toteutumista seurataan talousarviovertailuin.

Isännöinti laatii talousarvioehdotuksen hallitukselle tulo- ja menoerittäisine perusteluineen. Isännöinti yleensä myös esittelee hallituksen käsittelemän talousarvioesityksen yhtiökokoukselle. Suurehkot korjaushankkeet vaativat usein lisäksi erillisen yksityiskohtaisemman kustannus- ja rahoitusbudjetin.

Isännöinti laatii talousarviovertailun hallitukselle vähintään puolivuosittain, mielellään useamminkin. Vertailusta selviävät rinnakkaisasetelmana tulo- ja menoerittäin toteutumaluvut, vahvistetun talousarvion luvut sekä näiden erotus.

Isännöinti seuraa vastikekertymiä ja tekee jälkilaskelmien vaatimat tarkistukset seuraavan tilikauden talousarvioon.

Isännöinti laatii maksuvalmiuslaskelman tiedoksi hallituksen kokouksiin. Tämän ohella isännöinti seuraa jatkuvasti yhtiön maksuvalmiuden kehitystä ja tekee tarvittaessa esityksen maksuvalmiuden parantamistoimenpiteiksi.

Isännöinti tekee pitkän aikavälin talous-, vero- ja rahoitussuunnitelman, jolla varaudutaan mm. rahoittamaan tulevat kunnossapito- ja korjaustyöt sekä varmistetaan järkiperäinen taloudenpito ja vakaa vastikekehitys.

Suurten hankkeiden osalta isännöinti tekee koko laina-ajalle ulottuvan karkean suunnitelman kunnossapitosuunnitelmaan tai korjausohjelmaan liittyvien korjausten rahoittamisesta.

Isännöinti hyväksyy yhtiölle tulevat laskut ja tarvittaessa reklamoi niistä sekä ilmoittaa olennaisista reklamoinneista hallitukselle.

Isännöinti pyytää lainatarjoukset, nostaa lainan sekä seuraa, että korot ja lyhennykset suoritetaan ajallaan lainanhoitosuunnitelman mukaan ja että lainaa lyhennetään määräaikaisten tai poikkeuksellisten osakassuoritusten jälkeen. Isännöinnin tulee viipymättä ilmoittaa hallitukselle ja lainanantajalle, mikäli rahoitustilanne aiheuttaa viivästymisiä lainojen hoidossa.

Isännöinti järjestää vastike-, vuokra- ja käyttökorvausmaksuliikenteen yhtiön käyttämään rahoituslaitokseen ja toimii yhtiön puolelta yhdyshenkilönä maksuliikennettä koskevissa asioissa.

Isännöinnin tehtävänä on viivytyksettä huomauttaa havaitsemistaan vastike-, vuokra- tai käyttökorvausrästeistä.

Isännöinti laskee huoneistokohtaisten osakassuoritusten määrät hallituksen päättämille ajankohdille.

Isännöinti vastaa, että yhtiön hallitukselle ja tilintarkastajille maksetaan sopimuksen mukaiset palkkiot.

Isännöinti vastaa pidätyksenalaisista palkkioista tehtyjen ennakonpidätysten tilittämisestä.

Isännöinti vastaa, että yhtiön työsuhteisille työntekijöille maksetaan sopimusten mukaiset palkat. Isännöinti vastaa pidätyksenalaisista palkoista tehtyjen ennakonpidätysten ja työnantajan sosiaaliturvamaksujen tilittämisestä. Isännöinti vastaa siitä, että myös muut työnantajan ja työntekijän lakisääteiset sosiaalivakuutusmaksut lasketaan palkkakirjanpidon perusteella ja tilitetään maksukausittain.

Isännöinnin tehtäviin kuuluu arava- ja hitas-lunastushintalaskelmien laatiminen niitä erikseen pyydettäessä.

Jos yhtiö on osittain hakeutunut arvonlisäverovelvolliseksi, isännöinti laskee ja tilittää kuukausittain verollisessa käytössä olevasta tilasta menevän arvonlisäveron sekä laatii vuosittain kokonaislaskelman.

Isännöinti laatii huoneistokohtaisen lainaosuuslaskelman sitä pyydettäessä.

Perintätoimista huolehtimisella tarkoitetaan sitä, että isännöinti käynnistää hallituksen päättämän perintäprosessin yhtiön saatavien perimiseksi tai sopii yhtiön kanssa siitä, että hoitaa itse perintätehtävän. Isännöinnin on myös huolehdittava siitä, että taloyhtiön saatavat valvotaan asianmukaisesti yhtiön velallisten konkurssitilanteissa.

Isännöinti vastaa huoneistokohtaisiin mittareihin perustuvan laskutuksen hoitamisesta.

Erikseen sovituilla käyttökorvauksilla tarkoitetaan muita kuin säännöllisiä ja vastikkeiden yhteydessä maksettavia käyttökorvauksia. Niistä on sovittava erikseen yhtiön ja korvauksen maksajan välillä.

Isännöinti huolehtii taloyhtiön kirjanpidon järjestämisestä. Kirjanpidon hoito käsittää tilinavauksen, tilitapahtumien tiliöinnin ja kirjaamisen sekä tarvittavat täsmäytykset. Osakirjanpitona hoidetaan vuokra-, vastike- ja käyttökorvauskirjanpitoa sekä palkkakirjanpitoa.

Tehtäviin kuuluvat myös lainaosuus-, lunastus- ja arvonlisäverolaskelmien laadinta ja tilijärjestelmän dokumentointi sekä tiliote-, tosite- ym. kirjanpitoaineiston asianmukainen säilyttäminen. Kirjanpitoaineiston pohjalta laaditaan myös suunnittelu- ja vaihtoehtolaskelmia.

Isännöinti laatii hallitukselle tilinpäätösehdotuksen ja lopullisen yhtiökokoukselle esitettävän tilinpäätöksen. Se koostuu toimintakertomuksesta, tuloslaskelmasta ja taseesta liitetietoineen, talousarviovertailuineen ja jälkilaskelmineen. Usein isännöinti myös esittelee tilinpäätöksen yhtiökokoukselle. Isännöinti laatii tilinpäätöksen myös silloin, kun isännöintisopimus päättyy tilikauden vaihtuessa.

Isännöinnin vaihtumisen yhteydessä laaditaan vähintään maksuperusteinen välitilinpäätös.

Isännöinnin tehtävänä on koota ja järjestää kirjanpito- ja muu asiakirjamateriaali niin, että lain ja yhtiöjärjestyksen mukainen tilintarkastus on suoritettavissa ajallaan.

Isännöinti vastaa siitä, että verolakien ja verohallituksen päätösten mukaiset tulo- ja arvonlisäveroilmoitukset, mahdolliset kiinteistönhallintapalvelun oman käytön arvonlisäverotukseen liittyvät kokonaistäsmäytykset sekä työsuhteisiin liittyvät ilmoitukset ym. tulevat tehdyiksi.

Ks. myös kohdat 1.8 ja 2.2.

Isännöinti tarkistaa valmistuneen verotuksen oikeellisuuden ja informoi hallitusta olennaisista poikkeuksista sekä tekee tarvittaessa oikaisuvaatimuksen. Isännöinti huolehtii siitä, että hallituksen päättämä varsinainen verovalitus tehdään ajallaan.

Isännöinti ja taloyhtiö laativat yhdessä tavoitetasot kiinteistön rakenteille, järjestelmille, olosuhteille ja käytölle. Tavoitteiden asettamisessa otetaan huomioon kiinteistönomistajan ja käyttäjän vaatimukset ja odotukset. Taloyhtiö tekee yhdessä isännöinnin kanssa päätöksiä asetettujen tavoitteiden pohjalta esimerkiksi sisäilmastoon ja energiatalouteen liittyvistä asioista.

Huoltokirjan (kiinteistönpitokirja, rakennuksen käyttö- ja huolto-ohje) päätavoitteena on toimia kiinteistönhallinnan apuvälineenä koko kiinteistön elinkaaren ajan sekä antaa lähtötietoja hallittuun kunnossapitoon.

Isännöinti esittelee hallitukselle asuinkiinteistön huoltokirjan ja sen käyttötarkoituksen. Isännöinti tilaa tarvittaessa huoltokirjan asiantuntijalta hallituksen päätöksen mukaisesti. Isännöinti huolehtii, että huolto-, korjaus- ja muutostöiden tiedot kirjataan huoltokirjaan. Huoltoyhtiön kanssa tulee sopia, että se osaltaan käyttää ja täyttää huoltokirjaa. Isännöinti käyttää huoltokirjaa kiinteistön ylläpidon suunnittelussa ja ohjauksessa.

Isännöinti organisoi kiinteistönhoidon hallituksen kanssa päätetyllä tavalla sekä seuraa sen toteutumista ja kehittää sitä yhdessä hallituksen kanssa.

Jos palvelu on päätetty ostaa huoltoyhtiöltä, isännöitsijä kokoaa tarjouspyyntöasiakirjat, pyytää tarjoukset, tekee tarjousvertailun sekä solmii sopimuksen hallituksen päättämän yrityksen kanssa. Isännöinti myös seuraa sopimuksen toteutumista ja kehittää sitä kiinteistönomistajan edun mukaisesti.

Isännöinti on yleensä myös taloyhtiön puolesta yhteydessä kiinteistönhoitoyritykseen kiinteistönhoitosopimukseen liittyvissä asioissa. Jos taloyhtiöllä on talonmies suorassa palkkasuhteessa taloyhtiöön, ks. talonmiesjärjestelmä kohdasta 1.6.

Jos työt on päätetty tehdä talkoilla, isännöinti esittää tarvittavat tehtävät hallitukselle.

Isännöinti huolehtii, että kiinteistölle laaditaan kiinteistönhoidon palvelukuvaukset, jotka liitetään kiinteistönhoidon sopimusasiakirjoihin tai tarvittaessa talonmiehen tehtäväkuvauksiin. Palvelukuvaus on kuvaus halutuista palveluista. Se sisältää työn suorittamiseen liittyvät velvoitteet tai lopputulosta kuvaavan tilanteen. Palvelukuvauksia käytetään apuna kiinteistönhoitotyön ohjaamisessa, valvonnassa ja seurannassa. Jätehuoltoa varten selvitetään lajitteluvaatimukset, optimaalinen jäteastiamäärä ja -koko sekä tyhjennysvälit.

Isännöinti järjestää kiinteistössä oleville erikoislaitteille, kuten hisseille, uima-allaslaitteille ja kylmälaitteille, asianmukaisen huollon huoltosuunnitelmineen.

Isännöinti asettaa hallituksen kanssa yhteistyössä kulutustavoitteet lämmitysenergian, veden ja sähkön kulutukselle sekä tavoitteet sisälämpötiloille.

Isännöinti sopii huoltoyhtiön kanssa, että seurantatietojen kulutuspoikkeamiin reagoidaan viipymättä selvittämällä poikkeavan kulutuksen syyt sekä ryhdytään korjaaviin toimenpiteisiin. Kulutustasoista ja poikkeamista informoidaan yhtiön hallitusta.

Huoneistokohtaisten kulutusmittareiden (esim. vesi ja sähkö) luenta on laskutuksen pohjana silloin, kun vastikkeenmaksu perustuu näiden kulutushyödykkeiden osalta huoneistokohtaiseen mittaukseen.

Sopimusohjelma on kiinteistöpalvelusopimuksen osa, joka laaditaan jo kiinteistohuollon tarjouspyynnön liitteeksi. Sopimusohjelma on asiakirja, jossa listataan sopimuksen juridiset ehdot ja sopimusosapuolten väliset velvoitteet, muun muassa vahingonkorvausvastuut, asiakaspalveluvelvoitteet, yhteydenpito ja raportointi.

Palvelukuvaus on kuvaus halutuista palveluista. Se sisältää työn suorittamiseen liittyvät velvoitteet tai lopputulosta kuvaavan tilanteen. Palvelukuvaukset toimivat tarjouspyyntöjen ja sopimusten liitteinä sekä kiinteistönhoitotehtävien suunnittelu- ja ohjaustyökaluina. Palvelukuvaukset ovat olennainen osa huoltokirjaa.

Isännöinti seuraa hallituksen kunnossapitotarveselvitystä ja taloyhtiölle mahdollisesti laadittua pitkän aikavälin kunnossapitosuunnitelmaa (PTS) ja korjausohjelmaa. Isännöinti seuraa yhdessä hallituksen kanssa suunnitelmallisesti ja ennakoiden kiinteistön ja rakennusten nykytilaa ja korjaustarvetta, käynnistää ja ohjaa seurannan mukaiset toimenpiteet sekä määrittelee lähivuosien korjaustarpeet.

Isännöinti teettää kiinteistön kuntoarvion hallituksen tai yhtiökokouksen päätöksen mukaisesti ja käsittelee sen hallituksen kanssa. Kuntoarvio on syytä tehdä viimeistään kymmenen vuoden ikäisille kiinteistöille, ja se on suositeltavaa päivittää noin viiden vuoden välein. Kuntoarvion tavoitteena on kunnossapitosuunnittelun lähtötietojen hankinta.

Tarvittaessa isännöitsijä teettää kuntotutkimuksen asiantuntijalla hallituksen tai yhtiökokouksen päätöksen mukaisesti. Kuntotutkimuksella voidaan tarvittaessa selvittää myös jonkin osa-alueen, esimerkiksi julkisivun tai antenniverkoston, jäljellä olevaa elinkaarta tai kuntoa.

Isännöinti järjestää tarvittaessa kunnossapitoon liittyviä tarkastuksia ja katselmuksia. Tällainen voi olla esimerkiksi vuosittain pidettävä katselmus yhtiön yhteisten tilojen kunnosta.

Isännöinti huolehtii, että taloyhtiöllä on lain mukainen voimassa oleva energiatodistus. Energiatodistuksen avulla voidaan vertailla rakennusten energiatehokkuutta. Todistusta tarvitaan muun muassa uudisrakentamisessa osana rakennuslupamenettelyyn liittyvää energiaselvitystä ja olemassa olevissa rakennuksissa myynnin ja vuokrauksen yhteydessä.

Isännöinti huolehtii vuosikorjausten tilaamisesta ja muusta hallinnoinnista vuosikorjausohjelman mukaisesti. Vuosikorjaus on vuosikorjausohjelmaan perustuva ennakoitavissa oleva korjaus.

Isännöinti hoitaa pienten kertaluontoisten yhtiön vastuulla olevien korjaustöiden hallinnolliset järjestelyt. Näihin järjestelyihin sisältyvät asian esittely hallitukselle ja työn tilaaminen. Kertaluontoiset korjaustyöt eivät sisälly pitkän aikavälin suunnitelmaan, vaan ovat osa jatkuvaa kunnossapitoa. Nämä työt ovat ylläpitoon liittyviä pienimuotoisia, tilaukseen perustuvia korjaustöitä.

Isännöinti arkistoi kiinteistössä tehtyihin muutos- ja korjaustöihin liittyvät asiakirjat.

Yhtiökokouksessa on vuosittain esitettävä hallituksen kirjallinen selvitys yhtiössä tehdyistä ja seuraavan viiden vuoden aikana tarpeellisista korjauksista (AOYL 6 luvun 3 § 2 ja 3 mom.). Kyse on hallituksen selvityksestä, jonka käytännössä laatii useimmiten isännöinti tai muu ulkopuolinen taho.      

Kunnossapitosuunnitelman tavoitteena on arvioida kiinteistön tulevien vuosien kunnossapito- ja korjaustoimien tarve, ajoitus ja kustannusennusteet. Kunnossapitosuunnitelma perustuu kuntoarvioon ja mahdollisiin kuntotutkimuksiin. Valmis suunnitelma tulee käsitellä yhtiökokouksessa.

Korjausohjelma on kunnossapitoa ohjaava tietyn aikavälin suunnitelma, jossa otetaan teknisten ja taloudellisten näkökulmien lisäksi huomioon kiinteistön käyttäjien ja omistajien tarpeet. Korjausohjelma muodostaa yleensä perustan kunnossapitoon liittyvälle budjetoinnille. Korjausohjelman avulla voidaan ennakoida ja hallita tulevia korjauskustannuksia ja niiden vaikutusta vastikkeisiin.

Vuosikorjausohjelma on korjausohjelmaa tarkentava, vuosittain laadittava toimenpidesuunnitelma.

Isännöinti osallistuu tarvittaessa kunnossapitoon liittyviin tarkastuksiin ja katselmuksiin, minkä jälkeen päätetään tarvittavista toimenpiteistä. Näiden osallistumisten veloituksista tulee sopia etukäteen isännöintisopimuksessa tai tapauskohtaisesti.

Tarvittaessa isännöinti tilaa vahinkokartoituksen ja korjauksen äkillisissä ja satunnaisissa rikkoutumis- ja vikatapahtumissa, kuten esimerkiksi vesivuodoissa ja lämmityksen rikkoutumisissa.

Osakas on velvollinen ilmoittamaan kirjallisesti etukäteen taloyhtiölle useimmista huoneistossa tehtävistä kunnossapito- ja muutostöistä, ja taloyhtiön hallituksen on ylläpidettävä luetteloa (remonttirekisteriä) näistä ilmoituksista. Ennen ilmoituksen viemistä luetteloon on varmistettava, että ilmoituksen mukainen työ on tehty. Käytännössä useimmiten sovitaan, että isännöinti hoitaa edellä mainitut hallitukselle kuuluvat tehtävät.

Isännöinti ottaa osakkaan ilmoituksen vastaan ja käsittelee sen, hankkii tarvittavat lisäselvitykset, arkistoi ilmoituksen ja tiedoksiantaa sen tarvittaessa niille osakkaille, joihin se vaikuttaa.

Isännöinnin tulee valvoa, että osakkaiden ilmoittamat huoneistokohtaiset kunnossapito- ja muutostyöt tehdään rakennusta vahingoittamatta ja hyvän rakennustavan mukaisesti. Isännöinti käy tarvittaessa ohjeistamassa muutos- ja korjaustyötä sekä tarkastaa tai tarkastuttaa sen.